Tip 1: Gespreksopname en samenvattingen
Tegenwoordig zitten in tools als Teams, Google Meet en Zoom functies ingebouwd waarmee je automatisch transcripties en samenvattingen van je gesprekken krijgt na een meeting. Zo hoef je tijdens het gesprek zelf geen notities meer te typen en houd je je aandacht volledig bij de kandidaat.
Google Meet
In Google Meet vind je bij het aanmaken van een meeting de optie “take notes”. Let op: deze functie is voorlopig enkel beschikbaar in het Engels. Handig dus wanneer je een Engelstalige kandidaat interviewt voor een internationale positie.
Teams
Heb je een Microsoft 365 Copilot-licentie bovenop je Office 365 Teams-licentie, dan kun je bij het aanmaken van een Teams-meeting de AI-generated notes aanduiden. Je kunt dit ook tijdens de meeting inschakelen via “notes”.
Heb je geen Copilot-licentie, dan kun je nog altijd een transcriptie laten maken van de Teams-meeting. Je krijgt dan een overzicht van wie wat heeft gezegd, met timestamps erbij. Dat is geen samenvatting, maar letterlijk alles wat er gezegd is, uitgeschreven in een document.
Zoom
Automatische samenvattingen zijn in Zoom beschikbaar wanneer je de AI Companion inschakelt. Dit werkt enkel via de webversie van Zoom, niet via de desktopversie.
Let op: een gesprek opnemen mag niet zomaar. Meld het vooraf aan je kandidaat en vraag toestemming. Dat is niet alleen correct, het houdt je meteen in orde met de GDPR.
Tip 2: Mailopvolging
Elke recruiter kent het wel. Je opent ’s ochtends je mailbox en die staat bomvol nieuwe e-mails. De eerste vraag is dan: aan welke mails geef je prioriteit?
Door een AI-systeem toegang te geven tot je mailbox, laat je dat voor je bepalen. Na enkele dagen tot weken weet het systeem welke e-mails prioritair zijn en welke niet. Ook het voorstellen van antwoorden aan kandidaten en klanten kan flink wat tijd schelen bij het opstellen van een mail.
Daarnaast kunnen e-mails meteen worden gelabeld, bijvoorbeeld als kandidaat, klant of sollicitatie. Dat zorgt voor meer orde in je mailbox.
Een andere handige use-case is het samenvatten van lange threads. Bezorgt een collega je een thread van tientallen mails met een klant, dan geeft het AI-systeem meteen de kern en de openstaande actie weer.
Tot slot kan AI ook afspraken uit je e-mails halen en meteen voorstellen om ze in je agenda te plaatsen. Zo vermijd je fouten en dubbele boekingen.
Copilot in Outlook en Gemini in Gmail bieden al enkele van deze functies. De sterkste opstelling blijft je mailbox koppelen aan een AI-systeem dat op zijn beurt verbonden is met je ATS, zodat elke mail meteen aan het juiste kandidaatdossier hangt.
Tip 3: Kandidaatchatbot voor op je website
Een van de meest effectieve manieren om AI in te zetten binnen recruitment is een kandidaatchatbot op je website. Deze chatbot kent je vacatures en uiteraard ook je bedrijf.
In een andere blog (‘Dit antwoordde onze op maat gemaakte AI-recruiterbot op 8 vragen’) laten we zien hoe onze demo AI-recruiterbot reageerde op acht vragen die we hem stelden.
Het grote voordeel van zo’n AI-bot is dat die 24/7 beschikbaar is voor elke kandidaat op zoek naar een nieuwe uitdaging. Bovendien is het voor een kandidaat heel laagdrempelig om ermee te chatten. Naast beschikbaarheid doet de bot ook een eerste prescreening: past het profiel en klopt de beschikbaarheid, zodat jij enkel de relevante gesprekken hoeft op te volgen.
Wil een kandidaat aan het einde van het gesprek een recruiter spreken, dan laat die zijn gegevens achter bij de bot. Die gegevens komen vervolgens in je dashboard terecht, waar je als recruiter een overzicht krijgt van het volledige gesprek.
Wil je zo’n kandidaatchatbot op je eigen website? Vraag een demo aan via hoger@apogeo.be of via ons contactformulier: Demo aanvragen | Apogeo.
Tip 4: Rechtstreeks chatten met je ATS
Je ATS zit waarschijnlijk vol met duizenden kandidaten. Voor bijna elke vacature die binnenkomt, zit de perfecte match er al tussen. De moeilijkheid is niet het vinden van kandidaten, maar het terugvinden van die ene kandidaat op het juiste moment.
Een koppeling tussen je ATS en een AI-bot lost dat op. In plaats van te worstelen met filters en zoekvelden beschrijf je gewoon in gewone taal wat je zoekt, en het systeem brengt de juiste kandidaten naar voren.
Enkele manieren waarop dat je tijd bespaart:
- Zoeken op skills in plaats van trefwoorden. Vraag naar een kandidaat met ervaring in betonbekisting en het systeem vindt ook wie ruwbouw of schaalwerk in het cv heeft staan. Je hoeft niet meer elk synoniem zelf te bedenken.
- Beschrijf de job, krijg de kandidaten. Plak de vacature in het gesprek en laat het systeem meteen de best passende profielen voorstellen, met de reden waarom ze passen.
- Reactiveer wie je bijna vergeten was. Vraag welke top-kandidaten je langer dan zes maanden niet contacteerde, of wie destijds afviel maar inhoudelijk sterk zat. Die zitten al in je systeem en zijn zo weer inzetbaar.
- Bel gericht op het juiste moment. Vraag naar de kandidaten die je drie tot zes maanden geleden sprak en die volgens je logs openstaan voor iets nieuws, telefoonnummer erbij. Je hangt aan de lijn nog voor je anders je eerste filter had ingesteld.
- Vat een dossier samen voor je belt. In plaats van jaren aan mails en notities door te scrollen, vraag je een korte samenvatting van wat je met de kandidaat besprak en wat zijn loonverwachting was.
Twee dingen om in het achterhoofd te houden. De kwaliteit van de antwoorden staat of valt met de kwaliteit van je data: een systeem dat slecht bijgehouden logs bevraagt, geeft slechte kandidaten terug. En omdat zo’n bot je volledige kandidatenbestand doorzoekt, verwerk je persoonsgegevens op grote schaal. Zorg dus dat die bevraging binnen je eigen omgeving of op EU-hosting gebeurt en niet naar een extern model lekt.
Tip 5: Vacatureteksten en outreach op maat
Van functieprofiel naar een afgewerkte vacaturetekst in enkele minuten, met een aparte variant voor je jobsite en voor LinkedIn. Je geeft de kern in en laat AI het zware typwerk doen, zodat jij enkel nog bijstuurt op toon en accenten.
Hetzelfde geldt voor het benaderen van kandidaten. Voed het cv of LinkedIn-profiel aan de AI en laat een persoonlijk bericht opstellen dat verwijst naar een concreet project of een concrete ervaring van die kandidaat. Zo’n bericht scoort merkbaar beter dan een standaardtekst en verhoogt je responsratio.
Let op: kandidaatgegevens die je in een AI-tool plakt, moeten binnen een veilige, EU-gehoste omgeving blijven. Dezelfde GDPR-reflex als bij de vorige tips dus.
Klaar om uw data te laten werken?
Vraag een demo aan en ontdek in een kort gesprek wat slimme AI voor uw bureau kan betekenen.
Vraag een demo aan →